3 App per Essere Sempre Organizzati

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Abbiamo a disposizione un’infinità di app, servizi, mezzi per gestire le nostre attività nel migliore dei modi, ma proprio per questo motivo risulta difficile orientarsi e capire cosa fa al caso nostro. Personalmente sono dell’idea che “il meno è più”: pochi servizi ideali possono semplificarci di molto la vita e permetterci di essere sempre organizzati, senza soccombere o essere disorientati. Ecco quindi le 3 app che trovo più utili!

1 ) Servizi Cloud: Dropbox, iCloud, OneDrive, Google Drive

“Ti serve questo file sul computer? Ce l’ho sul telefono, dammi cinque minuti che lo trasferisco.“

Questo primo punto è dedicato a un servizio veramente utilissimo: il cloud. Le applicazioni che sfruttano il cloud consentono di salvare qualsiasi documento che decidiamo di caricarvi nei centri dati dell’ente erogatore del servizio, in modo da potervi accedere da qualsiasi dispositivo tramite la connessione Internet. In questo eliminiamo due svantaggi che si presentano utilizzando la memoria fisica dei nostri dispositivi (memoria interna, schede SD, chiavette…):

• localizzazione: i dati che salviamo sulla memoria di un dispositivo sono accessibili unicamente da quel dispositivo. Se ad esempio abbiamo una foto nella scheda SD del nostro telefono e vogliamo passarla al computer per modificarla, dovremo collegare il telefono al pc con un cavo usb, utilizzare una tecnologia wireless (come ad esempio il bluetooth) o spegnere il telefono, estrarre la scheda SD, e poi inserirla nel computer: una gran perdita di tempo. Se invece la nostra foto è salvata sul cloud, è sufficiente accedervi dal computer e scaricarla via Internet. Inoltre, se i file sono sul cloud, non rischieremo di perderli in caso di danni ai nostri dispositivi.
• memoria: la memoria fisica dei nostri dispositivi è limitata. Per evitare di occuparla con dati che non ci servono immediatamente, ma che comunque non vogliamo eliminare, è sufficiente caricarli sul nostro servizio cloud, in modo che vengano salvati nei centri dati di Apple, Google o altri.

Chiaramente i dati da qualche parte devono andare, pertanto il prezzo di questi servizi varia a seconda della quantità di spazio che “prendiamo in affitto”. In ogni caso, molti di questi servizi offrono un piano base gratuito: ad esempio Google Drive offre gratuitamente 15 GB di archivio, mentre iCloud e OneDrive 5 GB (Dropbox ne offre invece 2*).

Infine, diamo sempre un occhio a cosa offrono le nostre università: ad esempio, gli studenti del Politecnico di Milano hanno a disposizione Microsoft Office, in cui tra i vari servizi (Word, Powerpoint, OneNote eccetera) c’è anche OneDrive con ben 1 terabyte di archivio.

2 ) Notion

Ho segnato questa nota su un pezzo di carta e mi sono detto: “Lo metto qui per non perderlo”. Se solo mi ricordassi dove!

Il nostro cervello non è fatto per memorizzare una mole eccessiva di informazioni, così utilizziamo molte altre risorse che ci aiutino in questo: promemoria, bigliettini, lavagnette, fogli, app di note. Prendere la prima cosa che abbiamo sotto mano e segnare una data o un attività è il modo più immediato per non dimenticarsene, ma è anche estremamente dispersivo: alcune note finiscono sul telefono, altre su foglietti sparsi per tutta la casa, col rischio poi di perdere ore a cercarle. Un incubo. Immaginiamo ora di mettere tutto questo in un unico luogo magico, dove qualsiasi informazione è accessibile gratuitamente a portata di un click: questo luogo magico esiste e si chiama Notion, l’app ideale per essere sempre organizzati.

L’idea alla base di Notion è di avere a disposizione tutto in un unico luogo, motivo per cui si tratta un’app estremamente versatile. A titolo di esempio, ecco alcune delle cose che ci permette di fare:

• creare database di dati e informazioni di ogni tipo, suddivisi per categorie, tag, priorità;
• creare liste e schemi di ogni tipo: cose da fare, cose da portare in vacanza, scalette per scrivere un testo eccetera;
• gestire le proprie attività con tanto di calendario;
• utilizzare formule per calcoli, anche in modo automatico;
• prendere appunti;
• inserire link di articoli e video che ci interessano.

All’inizio quest’app può lasciarci un po’ spiazzati, in quanto abbiamo la libertà di gestire ogni cosa come vogliamo (e oltretutto è in inglese). Tuttavia non partiamo da zero, in quanto l’app sfrutta i cosiddetti template per creare tabelle, sezioni o pagine in modo coerente e facilmente accessibile. Ad ogni modo, ti assicuro che dedicare una giornata per capire come funziona, con l’aiuto di articoli e video (ce ne sono a palate) è un investimento in termini di tempo che vale sicuramente la pena di fare.

Personalmente uso Notion non tanto come un’app per segnare le attività da fare, ma come una sorta di secondo cervello, in cui scaricare tutta l’informazione che non posso o non voglio memorizzare – ma che allo stesso tempo voglio sempre avere a disposizione. Ad esempio:

• utilizzo Notion Web Clipper, un’estensione per il browser che permette di inserire automaticamente in un database nell’app le pagine o gli articoli che stiamo leggendo su Internet (lo stesso di può fare con i video di Youtube, condividendo un video con l’app stessa).
• Ho inserito in quello stesso database tutti i link di video e articoli che avevo trovato interessanti al punto da volerli salvare. Prima avevo tipo una ventina di playlist sull’app di Youtube e centinaia di articoli salvati tra i preferiti su Internet, e ora averli su Notion divisi per categorie è una sensazione stupenda.
• Ho creato un database dove gestisco tutte le idee che mi vengono in mente per nuovi articoli, dove posso utilizzare la modalità board per averli tutti sott’occhio, i filtri per vedere quelli che ho già scritto e quelli che sto scrivendo, il calendario per programmarne la pubblicazione.
• La uso come diario quotidiano in cui scrivere le 3 cose di cui sono grato a fine giornata (ne ho parlato qui).
• Ho realizzato una libreria virtuale dove inserisco i libri che ho letto, che sto leggendo e che ho intenzione di leggere (con tanto di eventuali note, l’autore, il genere, una valutazione da 0 a 5 stelle, la priorità di lettura, formato cartaceo o digitale e così via).
• Ho creato un ricettario dove inserire le ricette che trovo interessanti (sono tipo 2 anni che mi dico che devo imparare a cucinare qualcosa in più oltre alla pasta, e forse questa è la volta buona 🙂 ).

Insomma, le potenzialità di quest’app sono praticamente illimitate, e in un mese e mezzo di utilizzo non le conosco ancora tutte, motivo per cui ci dedicherò sicuramente un articolo più dettagliato in futuro.

Un ultimo appunto: Notion ha il grande vantaggio di essere gratuita (per uso personale) e accessibile da tutti i nostri dispositivi, in quanto può essere scaricata anche su desktop, ma presenta anche alcuni svantaggi che è importante tenere a mente:

• non utilizza una crittografia end-to-end;
• richiede una connessione Internet: cosa che il mio telefono del 2017 a quanto pare non accetta, impiegandoci un po’ troppo tempo ad avviarla se devo segnare al volo una cosa da fare. A tal fine, quindi, utilizzo un’altra app più agile e immediata.

3 ) Microsoft To-do

“Stai tranquillo, stasera lo faccio.” Ovviamente me ne sono dimenticato!

Si tratta dell’esatto opposto di Notion, in quanto permette di fare praticamente una cosa sola: segnare le cose da fare. E ci riesce incredibilmente bene! To-do infatti è un’app molto leggera e veloce (si parla di kilobyte, contro i megabyte di Notion) in cui possiamo segnare al volo qualsiasi attività che dobbiamo portare a termine con tanto di scadenza e note a riguardo.

Oltre a non richiedere l’accesso a internet, quest’app presenta un altro vantaggio chiave, per cui la preferisco ad altre simili: To-do infatti è accessibile direttamente da Outlook, ovvero il servizio di posta elettronica di Microsoft, che viene utilizzato da moltissime università. L’integrazione che questo sistema offre è semplicemente fantastica, e riduce praticamente a zero le perdite di tempo: tanto che da quando l’ho scoperta ho usato sempre meno l’agenda cartacea.

Infine, vedere un’attività completata sparire dalla lista per sempre e perdersi nell’oscurità del cosmo (con tanto di jingle) è sempre un’emozione.

Conclusione

E tu che app utilizzi per organizzare le tue giornate? Fammelo sapere nei commenti! Inoltre, se hai trovato questo articolo utile, non dimenticare di condividerlo col tuo amico poco organizzato :)!

Ci vediamo domenica prossima alle ore 18.00, e nel frattempo ti auguro una buona settimana.

Note

*Tra i vari servizi cloud che ho elencato, ho scelto di mettere proprio Dropbox in copertina semplicemente perché penso che l’icona circolare e blu si abbini bene alle altre 2.